Visão Geral

Estamos em busca de um Assistente Executivo altamente organizado, voltado para os detalhes e proativo para fornecer suporte administrativo abrangente a nossos executivos seniores. O candidato ideal será um profissional experiente com excelentes habilidades de comunicação oral e escrita, fortes habilidades interpessoais, e a capacidade de lidar com informações sensíveis com a máxima discrição. Este papel requer alguém que possa antecipar necessidades, gerenciar múltiplas prioridades e executar tarefas de forma eficiente e pontual.

Responsabilidades:

• Suporte Administrativo:

• Gerenciar e manter os calendários, agendas e compromissos dos executivos.
• Organizar e coordenar viagens, acomodações e itinerários.
• Preparar e organizar documentos, relatórios, apresentações e correspondências.
• Filtrar e priorizar e-mails, chamadas telefônicas e correios recebidos.
• Lidar com informações confidenciais com discrição e profissionalismo.
• Manter sistemas de arquivamento organizados (tanto eletrônicos quanto físicos).

• Coordenação de Reuniões:

• Agendar e coordenar reuniões, incluindo a preparação de agendas, registro de atas, e distribuição de materiais
• Organizar e gerenciar a logística para reuniões, conferências e eventos.
• Acompanhar itens de ação e garantir a conclusão em tempo hábil.

• Comunicação e Intermediação:

• Atuar como ponto de contato entre os executivos e as partes interessadas internas/externas.
• Redigir e editar correspondências, relatórios e apresentações.
• Preparar e distribuir atas de reuniões e itens de ação.
• Comunicar-se efetivamente com todos os níveis da organização.
• Assister em projetos especiais e outras tarefas administrativas conforme necessário.

Qualificações:

• Diploma de bacharel ou experiência equivalente em um campo relacionado.

• Mínimo de 10 anos de experiência como Assistente Executivo ou em um papel administrativo semelhante.

• Excelentes habilidades organizacionais e de gestão do tempo.

• Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal.

• Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.

• Alto nível de discrição e confidencialidade.

• Forte atenção aos detalhes e precisão.

• Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe.

• Excelentes habilidades interpessoais e uma postura profissional.

• Adaptável a prioridades em mudança e capaz de prosperar em um ambiente dinâmico, demonstrando agilidade e determinação.

• Experiência em trabalhar com indivíduos de alto nível de diversas origens culturais

Habilidades Preferenciais:

• Experiência em comunicação com clientes internacionais

• Conhecimento de princípios básicos de contabilidade.

• Experiência em planejamento e coordenação de eventos.

Por favor, consulte a descrição do trabalho.