Estamos em busca de um Assistente Virtual Júnior para apoiar nossa crescente empresa automotiva com sede em Hong Kong. Esta função é destinada a um indivíduo altamente organizado e voltado para detalhes, que será responsável por lidar com tarefas administrativas em vários departamentos. Você trabalhará remotamente e garantirá que os fluxos de trabalho dos projetos, especialmente dentro do ClickUp, estejam atualizados, precisos e alinhados com os objetivos da equipe.

Como Assistente Virtual Júnior, espera-se que você mantenha a supervisão de tarefas recorrentes, realize documentação de alta qualidade, facilite a coordenação da equipe e assegure que nada fique para trás. Desde a gestão de cronogramas até o arquivamento, organização de reuniões e criação de atas, seu apoio será fundamental para o funcionamento suave das operações diárias da empresa.

Essa função requer excelentes habilidades de comunicação em inglês, sólida experiência em ferramentas de gerenciamento de projetos e a capacidade de prosperar em um ambiente dinâmico e acelerado.

• Gestão de Fluxo de Trabalho no ClickUp: Monitorar e atualizar fluxos de trabalho de tarefas em todos os departamentos para garantir o acompanhamento preciso do progresso e a responsabilização.
• Supervisão de Tarefas Recorrentes: Rastrear e acompanhar tarefas recorrentes para garantir consistência e conclusão.
• Gestão de Calendários e Reuniões: Organizar reuniões internas e externas, gerenciar calendários e elaborar atas abrangentes para distribuição à equipe.
• Organização de Arquivos e Documentos: Manter sistemas de arquivos digitais, incluindo organização, renomeação e arquivamento de arquivos em unidades compartilhadas.
• Apoio por E-mail e Comunicação: Responder e organizar profissionalmente os e-mails recebidos; priorizar conforme necessário para a liderança.
• Apoio a Projetos: Apoiar várias equipes auxiliando com cronogramas de projetos, entregáveis e atualizações em plataformas como Google Sheets, ClickUp e Dear Inventory.
• Pesquisa e Relatórios: Conduzir pesquisas sobre tendências de mercado, concorrência e tópicos relevantes da indústria; preparar relatórios conforme necessário.
• Apoio ao Atendimento ao Cliente: Atuar como o primeiro ponto de contato para consultas, fornecendo respostas corteses e úteis.
• Documentação de SOP e Gravação de Vídeo: Criar e manter Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) na forma escrita e gravar vídeos de SOP seguindo os padrões da empresa para clareza, tom e branding.
• Tarefas Administrativas Ad Hoc: Auxiliar em várias tarefas administrativas conforme designado para apoiar as operações de negócios.

• Experiência comprovada como Assistente Virtual ou em função administrativa similar.
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês.
• Alto nível de atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e de acompanhamento.
• Experiência sólida com ferramentas de gerenciamento de projetos, especialmente ClickUp.
• Capacidade de gerenciar agendas e compromissos de forma independente.
• Confortável em lidar com múltiplas prioridades e trabalhar entre departamentos.
• Domínio tecnológico e vontade de se manter atualizado com novas ferramentas e plataformas.
• Habilidade em criar documentos de SOP e gravar vídeos de SOP claros e concisos.
• Habilidades eficazes de documentação – capaz de transformar conversas em saídas escritas claras.
• Capacidade de iniciativa com uma atitude positiva e disposição para ir além.
• Capaz de trabalhar sob pressão em um ambiente dinâmico.
• Recém-formados são bem-vindos a se candidatar se altamente motivados e treináveis.